Het digitaliseren van processen is een belangrijk onderdeel van het optimaliseren van de dienstverlening van verhuurmakelaars. Volgens experts is er op de huurmarkt nog een flinke slag te behalen, daar formulieren nog vaak met pen en papier of via een Excel-sheet worden ingevoerd.

Een projectsite starten

Een eerste goede stap is al het gebruiken van projectsites. Dit is een website waarop de aangeboden woningen te bezichtigen zijn. Zo krijgt de potentiële huurder al een indruk van het huis en kan deze zich voorzien van de belangrijkste informatie. In Nederland zijn al enkele organisaties die op een dergelijke manier werken. In sommige gevallen is het eerste contact pas bij de sleuteloverdracht.

Het voordeel van het digitaliseren van de huurmarkt is dat online zijn betekent dat de verhuurmakelaar altijd beschikbaar is. Alle informatie kan worden opgevraagd wanneer de kandidaat-huurder dat wenst.

Werken met digitale formulieren

De experts van Incontrol wijzen ook op de mogelijkheden van digitale formulieren. Zo kan het verhuurproces gestructureerder en efficiënter verlopen. Zo kunnen kandidaat-huurders bijvoorbeeld belangrijke documenten uploaden in een digitaal dossier. Op die manier is het makkelijker te beoordelen of de huurder voldoet aan de basisvoorwaarden van een opdrachtgever. Op basis daarvan vindt dan een toewijzing plaats.

Digitale formulieren hebben als voordeel dat ze op elk apparaat zijn in te vullen. Dit kan een gewone computer zijn, maar ook een smartphone of een tablet. Laatstgenoemde apparaten worden steeds vaker gebruikt om officiële zaken mee te regelen.

Het contract online inzien

Zodra het huurcontract is opgemaakt, zou het handiger zijn deze digitaal te laten toekomen aan de huurder. Het handigst zou zijn een link te kunnen sturen, zodat de kandidaat-huurder het contract nog eens rustig kan bekijken en digitaal kan ondertekenen. Wanneer er meerdere huurders voor een woning zijn, kunnen beide huurders een link ontvangen.

Vaak zijn makelaars en opdrachtgevers nog huiverig voor digitalisering, omdat papier een vertrouwd gevoel heeft. Het is tastbaar en op te slaan in mappen. Tegenwoordig is het opslaan van formulieren in de cloud een veiligere manier om data op te slaan. Gewone mappen kunnen verloren gaan bij bijvoorbeeld een brand, terwijl digitale formulieren op verschillende systemen zijn opgeslagen.

Contracten digitaal laten ondertekenen

Nog te vaak worden contracten geprint, analoog ondertekend en weer ingescand. Dat proces duurt te lang, nu digitaal ondertekenen al enige tijd mogelijk is. Vaak wordt als argument gegeven dat de privacy in het geding zou kunnen zijn, maar dat argument houdt steeds minder steek.

Tegenwoordig kunnen contracten veilig digitaal worden ondertekend in een extra beveiligde omgeving. Zo worden de gegevens bijvoorbeeld verstuurd via een online portaal. Koppelingen met gecertificeerde, extra beveiligde portalen, kunnen zo worden gemaakt.

Ruimte voor persoonlijk contact

Digitalisering hoeft niet te betekenen dat het persoonlijk contact verloren gaat. Persoonlijk contact tussen medewerkers en kandidaat-huurders is een van de kernwaarden van de verhuurbranche. Op dat moment hebben kandidaat-huurders de mogelijkheid om alle vragen te stellen. Een woning huren is vaak een ervaring die maar eens of een paar keer in het leven voorkomt, waardoor kandidaat-huurders veel vragen hebben. Die kunnen uiteraard het best worden beantwoord middels persoonlijk contact.

Desondanks maakt digitalisering het zakendoen eenvoudiger. Het zou een streven moeten zijn om altijd zo klantvriendelijk mogelijk te werken. Een invullen van een digitaal formulier op het moment dat het de kandidaat-huurder uitkomt, is vaak klantvriendelijker dan het moeten maken van een afspraak. De huurder houdt dan tijd over voor andere zaken die ook belangrijk zijn.